Utvecklingsförslag till styrelsen för KKV; från Tina Lindström och Jeanette Lennartsdotter

Så här ser vi på KKV idag:
Vi ser att KKV fungerar liksom många andra ideella organisationer. Det är få (i relation till medlemsantal) som engagerar sig. De som engagerar sig har begränsad rörelsefrihet pga. av tröghet i kommunikationen mellan styrelse och medlemmar vilket gör den demokratiska processen seg och utmattande. Det blir svårt att komma till skott eller få feedback på förslag och synpunkter.

Det finns också ett avstånd mellan styrelsen och övriga medlemmar, vilket inte är bra eller önskvärt från någon av parterna.

Det finns också stora problem med ekonomin, vilket till viss del grundar sig i dålig eller obefintlig kontroll över ekonomin. Detta är inte någons “fel” utan beror som vi ser det främst på bristande kunskaper och för lite tid.

För att komma tillrätta med de problem KKV tampas med idag gäller det precis som Carl sa att göra rätta saker. Här kommer ett förslag från oss på vilka dessa åtgärder kan vara.

Vi har tagit oss friheten att göra en grund till en handlingsplan för KKVs förändringsarbete. Syftet med våra tankar och förslag är att bidra till att skapa en mer livskraftig organisation även på lång sikt, som skapar utrymmer inte bara för “underhåll av löpande verksamhet” utan även skapar tid, engagemang och lust att driva ett kontinuerligt utvecklingsarbete. Det skall ju också vara roligt att lägga tid på vden gemensamma arbetsplats som KKV utgör.

Som vi ser det behöver en grundläggande förändring ske på följande
områden:
• Vi-känslan,
• Föreningen behöver plattas ut rejält arbetsmässigt
• Den ekonomiska styrningen av verksamheten och styrelsearbetet
behöver bli mer professionellt
• Fördelningen av det ideella arbete som underhåller och på sikt också
kan utveckla KKV behöver fördelas på ALLA medlemmar.
Hoppas ni kan hitta några guldkorn här som kanske kan inspirera till
nytänkande och vilja och lust att prova nya modeller för att driva
verksamheten. Vi vill gärna bidra och vi får återkomma till hur vi kan göra
det bäst i så fall.

För att utveckla vår Vi-känlsa kan man t ex göra så här:
Gör en medlemsundersökning baserad på KKV som varumärke, utgå från begreppen identitet-profil-image för att ta reda på vilka vi tycker vi är-vilka vi vill vara-samt vad andra anser vi är. Detta arbete behöver arvoderas, då det är en uppgift som behöver skötas fokuserat över en kortare tidsperiod och kan jämställas med ett heltidsarbete i uppskattningsvis ca 3-6 månader.

Resultatet presenteras för medlemmarna och därifrån kan man sedan gemensamt formulera vad KKV är och vad vi vill att KKV ska bli, samt fånga upp tankar och förslag om HUR vi tar oss dit vi vill. En naturlig följd blir ett antal actionpoints som man kan lägga in i verksamhetsplanen. En sådan undersökning ger också underlag för en gemensam grafisk profil, som vi sedan kan applicera på vår kommunikation externt och intern, våra lokalers utseende mm. Vi skapar oss en gemensam bild och vänder allas näsor i samma riktning. Vi blir i den här processen ett tydligare VI.

Låt en verkstad ordna och en helg/workshop och bjuda in alla övriga KKV-medlemmar, en gång på våren och en gång på hösten, arbete fredag-lördag-söndag, med gemensam middag en av kvällarna, där vi “leker” tillsammans. VT 2010 kanske glasavdelningen bjuder in alla, HT 2010 kanske grafiken gör detsamma, så roterar man runt dessa workshops så att alla avdelningar deltar. Skapar personliga relationer, fler medlemmar får arbeta och träffas under trivsamma former, alla medlemmar som deltar för ökad kunskap om de verkstäder som inte är “ens egen”. Ger inspiration och nya infallsvinklar och bättre kunskap om verkstäder/maskiner/redskap, vilket på sikt borde öka användningen och minska fel och slitage.

Skapa ett ordentligt databaserat medlemsregister, undersök vilka program som finns som skulle kunna stödja detta och som även kan vara ett verktyg för dem som arbetar med administration och ekonomi. Medlemsregistret bör kunna kopplas till ett ekonomiprogram
(File Maker Pro etc). Detta blir ett verktyg för att kommunicera med och mellan medlemmarna och också ett verktyg som kan förenkla administration och verksamhetsplanering. Utse två personer som ansvarar för medlemsregistret.

Skapa ett nyhetsbrev som kommer en gång per månad på mail, lämpligen en vecka efter respektive styrelsemöte, där man informerar om verksamheten till alla medlemmar. Varje verkstad kan ha en egen spalt, ett kåseri, presentation av något aktuellt medlemsprojekt och styrelsen informerar om vad som är på gång. Detta kan vara en modell
för en bättre kommunikation mellan styrelsen och medlemmarna och bidrar på så sätt till att stärka engagemanget i föreningen.

Bjud in någon/några riktigt intressanta personer/organisationer till en inspirerande föreläsning/föreställning som sker efter årsmötets genomförande, det borde ge fler deltagare på årsmötet.

Förslag till utveckling av vår organisation och styrning:
Minska styrelsen till 11 personer och fördela 7 platser på valda ledamöter från KKV och 4 platser till externa ledamöter inom följande fyra områden; ekonomi, juridik (avtal och arbetsrätt), kommunen, marknadsföring. Adjungera sedan övriga KKV-representanter som behöver rapportera, sitta med som expertpanel eller av andra skäl behöver vara med i diskussioner inför beslut mm.

Frikoppla styrelseledamöter från övriga ansvar, ex verkstadsansvar, löpande arbetsuppgifter mm, så att styrelsen får tid och ork att fokusera på att arbeta övergripande och strategiskt med frågor som driver KKV framåt långsiktig. Kontaktskapande, branschdrivande frågor mm.

Utbilda styrelsen i praktiskt styrelsearbete, så att samtliga ledamöter känner sig trygga med hur ett styrelsearbete ska bedrivas och känner en trygghet i sin roll och vet vilka uppgifter man förväntas utföra osv. Coompanion kan vara en bra samarbetspartner här, det finns även kortare styrelseutbildningar på Drivhuset, Handelshögskolan m fl.

Skaffa mentorer till styrelsen gällande styrelsearbetet, som styrelsen kan använda som bollplank då man inte vet hur det formella arbetet ska gå till, hur man hanterar ovanliga situationer mm. Coompanion kanske kan hjälpa till även här?

Sök pengar för en tillfällig, administrativ tjänst som kan utveckla nya rutiner för ekonomi och kommunikation. Vi kommer kanske behöva en heltid under 12 månader till att börja med.

Skaffa sponsorer som sköter bokföring och hjälper oss att utveckla bättre ekonomiska rutiner och rapporteringssystem, som på sikt förenklar och möjliggör för oss att arbeta med den löpande ekonomin på ett bättre och smidigare sätt. En idé är att erbjuda dem X antal kundträffar för x antal personer/tillfälle per år i utbyte.

Undersök/intervjua alla medlemmar i syfte att kartlägga kompetens och kontakter.

Utveckla formerna för våra styrelsemöten, förlägg dem på olika lokaler/organisationer runt om i stan i syfte att skapa och utveckla kontakter, bjud in föreläsare, någon extern som kan informera/presentera något aktuellt, också i syfte att visa fram KKV
och skapa nya/bättre kontakter.

Platta ut vår organisation och engagera fler medlemmar i arbetet :
Ändra i stadgarna så att man förbinder sig att arbeta 10 timmar per år
för KKV, enligt de uppdrag man blir tilldelad eller ger förslag till själv, timmarna får räknas av om uppdraget är godkänt av styrelsen. Ge möjlighet att köpa sig fri om man vill. Ex medlemsavgift 1 200 kr (ja en höjning i så fall) = 100 kr per månad, arbetstid 12 timmar = (1 timme per månad), alt. medlemsavgift 2 400 kr om medlemmen inte vill lägga någon arbetstid. Man skulle också kunna undersöka bland medlemmarna om även ett tredje alternativ skulle kunna vara aktuellt, medlemsavgift 600 kr, 18 timmars arbetstid. Om man undersöker innan en ev. förändring kan man också prognostisera hur mycket pengar resp. arbetstid man har att planera med för KKV som
helhet samt respektive avdelning. På detta vis kan man också “höja” medlemsavgiften utan att tappa medlemmar eftersom man kan välja bland olika alternativ.

Välj/utse två arvoderade personer som tar hand om respektive verkstad, ej styrelseledamöter. Ge dem mandat och budget att driva och utveckla “sin” del av verksamheten så långt det är möjligt tillsammans med medlemmarna i denna verkstad, så att det bildas en naturlig undergrupp inom KKV för varje verkstad. Finns till viss del idag, här är det själva genomförandet, dokumentation och arbetsmodeller som behövs. Här skulle arvodet ev. kunna utgå i form av kvittning mot arbetstid och maskinhyra.

Vi tar gärna emot kommentarer och feedback på detta förslag, som vi skickat till styrelsen den 30 september 2009

Jeanette Lennartsdotter & Tina L. Frausin